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西安医学高等专科学校会议管理办法(试行)
2021-08-30 10:39 李敏荣  审核人:   (点击数:)

西安医学高等专科学校会议管理办法(试行)

第一条 为进一步加强和规范对各类会议、活动的管理,精简会议,改进会风,提高会议效率和质量,根据有关文件精神,结合学校实际,制定本办法。

第二条 本办法适用于以学校名义召开的各类会议,以及以会议为主要形式的活动(含研讨会、论坛、庆典等)。

第三条 会议举办应围绕学校中心工作和重点任务,会议要事先充分准备,周密制定计划,科学安排,坚持务实、精简、高效、节约和小会服从大会、局部服务整体的原则,统筹安排。

  1. 学校建立会议审批制度,加强对各类会议的审批管理。未经批准不得以学校名义召开会议。未经批准的校外单位和个人不得使用校内场所举行各类会议和活动。

    一类会议: 由学校董事会、党委、行政组织召开,校主要领导和领导班子成员出席,各学院、各部门主要负责人等参加的会议。由学校办公室会同有关职能部门拟定会议方案,报学校主要领导批准。

    二类会议: 由分管校领导主持召开的专题工作会议和临时议事或工作推进会议。由相关职能部门填写《西安医学高等专科学校会议活动审批表》经分管校领导同意后,报学校办公室备案。

    三类会议: 由学校职能部门或学院召开,邀请校领导出席的各类学术会议、论坛、研讨会、培训会等。由会议组织单位按规定程序办理审批,并提前3个工作日报学校办公室协调相关校领导出席。

  2. 对行政性会议以外的各类会议实行归口管理、统一备案,根据职能部门的职责范围,划分归口管理部门。教育教学类会议由教务处归口管理;人事管理类会议由人事处归口管理;教师队伍建设类会议由教师发展中心归口管理;学术或校刊管理类会议由科研处归口管理。其他职能部门和单位职责范围内的会议也由各自负责管理。

    第六条 哲学社会科学类活动严格执行“一会一报”制度。各举办单位的主要负责人必须对活动的主讲人、主题、内容严格把关,举办单位对报告会、讲座、研讨会、论坛的全过程进行监督。党委宣传部等部门负责做好全校各类哲学社会科学活动审批。

    第七条 校内二级单位承办校外有关组织机构委托的会议必须事先经过学校批准。由会议承办单位至少提前半个月提交校外会议的书面申请,申请应包括会议名称、会议内容、会议日程、会议地点、主办单位、会议规模、经费来源、经费预算以及学校承担任务等,并由学校办公室报分管校领导审批。

    第八条 上级部门要求召开的视频会议,要求参会的人员必须参会,不得随意指派其他人员替会。

    以学校各类领导小组名义召开的会议,由领导小组办公室直接通知参会人员参会。

    第九条 严格控制会议数量,可开可不开的会议坚决不开,尽可能合并开会、套开会议,逐步实现年度会议数量稳中有降。除年度工作例会、惯例性会议、直接传达上级会议精神或上级明确要求召开的会议,以及因应急任务确需召开的会议外,原则上不安排召开全校性会议。

    第十条 严格控制会议时间,全校行政性会议一般不超过半天,一般性工作会议或专题会议原则上不超过2小时。

    第十一条 除学校主要领导主持召开的会议外,一般不要求各单位主要负责人参加。分管校领导可主持召开由分管部门和联系单位主要负责人参加的会议;工作需要时,可以召集有关单位、部门主要负责人参会。未经分管领导同意并出席会议,各职能部门不得要求各学院主要负责人参加本部门召开的会议。

    第十二条 会议地点应当优先选择学校内部会议场所。校内不具备召开条件或上级主管部门明确召开地点确需在校外的,应根据经济性、便利性原则就近选择会议地点。严禁到国家明令禁止的风景名胜区召开会议,严禁组织会议代表旅游和与会议无关的参观。

    第十三条 各类会议均按照“谁申请、谁负责”原则,由申请单位举办。确需其他单位协助的,应在会议申请时注明,经校领导批准同意后,由申请单位主办、相关部门协办。

    第十四条 会议要精简议程、提高实效,各类讲话发言要简明扼要,直陈观点。同一项工作部署,一般只安排一位校领导作主要讲话。安排典型发言要严格控制发言人数和发言时间。

    第十五条 会场安排和布置要简洁、大方、实用。牵头或主办部门负责具体会务工作。除特殊需要外,不安排茶歇,不放置鲜花,不制作会标背景板,不发放纪念品,提倡自带水杯和纸笔、自倒茶水。

    第十六条 学校举办的各类会议、活动,原则上不得请假(正常教学工作除外),若因其他原因确需请假的,必须提前向主办单位或会议主持人说明情况,同意后方可请假,并安排其他相关人员参会。

    如遇出差期间有学校重要会议(新学期工作会议、干部大会等一系列要求中层干部参加的会议),须按中层干部请示报告制度办理请假手续。

  3. 凡涉密事项,与会人员必须严格按照保密要求,妥善保管会议文件。在讨论中发生的分歧意见,涉及保密期限的干部、人事及其他暂时不宜对外公开的信息等,不得提前泄漏。

  4. 会议牵头或主办部门要及时整合和归档会议记录和资料,根据会议精神整理形成会议议定事项督办表,加强督促检查,定期通报落实进展,确保会议精神贯彻落实。

  5. 各类会议经费管理均须严格按照学校经费报销管理办法执行。严禁列支与会议无关的任何费用。

    凡是以学校及二级单位等名义召开的会议,所收取的会务费、赞助费等,必须全部上缴学校财务统一管理核算,不得自行在账外核算或委托中介核算。

    第二十条 本办法未尽事宜按照上级和学校有关文件规定执行。

    第二十一条 本办法自印发之日起执行,由学校办公室负责解释。

     

    附件1.各类会议规范

    2.西安医学高等专科学校会议活动审批表

     

     

    西安医学高等专科学校

    2021年8月30日


各类会议规范

会议类型

会议名称

筹备部门

审批部门

会议主持

参会领导

备注

一类会议

党代会

党委办公室

党委办公室

校长或副书记

学校董事会

成员、学校主要领导出席,各党政部门领导参加

职代会

工会

党委办公室

工会主席

团、学代会

团委、学生处

党委办公室

会议主席团

开学、毕业典礼

校办公室、学生处

校办公室

学校领导

班子成员

庆祝、表彰会

党委办公室、校办公室、教师发展中心

党委办公室

校办公室

年度工作会议

校办公室

校办公室

年度总结会

校办公室

校办公室

教学工作会

教务处

校办公室

学生工作会

学生处

校办公室

人才工作会

人事处

校办公室

学校安全教育工作会议

党委办公室

党委办公室

二类会议

5.12活动会议

教务处、护理学院

校办公室

部门主要

负责领导

学校主要领导、分管领导及业务相关领导班子成员出席,相关部门负责人参加

教学竞赛会议

教务处、各学院

校办公室

专业论证、规划、

建设会议

教务处、各学院

校办公室

项目论证规划会议

发展规划办

校办公室

专项表彰会

相关部门

校办公室

招生动员会议

招生办

校办公室

就业工作会

就业指导中心

校办公室

后勤管理工作

总务处

校办公室

三类会议

教学类学术会

教务处

校办公室

分管领导

或部门负责人

或报告邀请人

邀请有关校领导出席,相关部门负责人参加

学术类论坛会

科研处

校办公室

哲学社会科学报告会

宣传部

党委办公室

国际交流研讨会

国际交流

与合作处

校办公室


附件2:西安医学高等专科学校会议活动审批表

会议时间

会议名称

会议场地

承办部门

会议内容

会议规模

承办校外会议必填

经费来源

经费预算

学校需承担任务

参会人员

会场布置要求

承办部门负责人签字

审批部门负责人意见

校领导审批意见

 

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