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关于进一步规范会议纪要的通知
2019-09-19 09:07 张苗苗  审核人:   (点击数:)

西安医学高等专科学校

关于进一步规范会议纪要的通知

全校各部门:

进一步加强公文管理落实行文规范提高公文质量,确保文件、材料格式统一、严肃、规范、整洁,推进学校会议过程性资料建立。现将会议纪要行文规范通知如下,各部门请遵照执行。

一、适用范围

1.校长办公会议

2.校领导主持参与召开的各类专题会议、学校各领导小组、工作小组、专门委员会等非常设机构重要会议

3.部门议事决策会议

4.其他需要过程性资料的会议

二、基本要求

结构完整、内容真实、行文规范、书面整洁。

(一)结构完整

1.会议基本情况:包括会议名称、时间、地点、主持人、出席人、列席人、缺席人、记录人等,缺席者应注明原因。

2.会议内容:包括会议研究事项,会议讨论的焦点及发言者的主要观点或意见,汇报人部门、姓名及汇报内容,会议主持人的总结性讲话内容,会议决议事项等。

(二)内容真实

会议纪要必须实事求是、客观真实,对主要领导的发言、关键问题、有争议问题的发言,要准确记下原话,忠实于发言者的原意,客观地记载会议情况,真实地反映会议的内容和全过程,对没有听清楚或发言者表达不清楚的,不能凭主观想象任意推断,应找发言者本人进行核实。

(三)行文规范

会议纪要是根据会议情况综合而成的,撰写会议纪要应围绕会议主旨及主要成果来整理、提炼和概括,一般采用第三年人称写法,要求用词准确、逻辑清晰、条理清楚、语句通顺、简明扼要、突出重点,语意不能产生曲解和疏漏。

1.标题

标题表述有三种方式:一是会议名称加纪要,如《校园安全工作会议纪要》;二是召开会议的单位或部门加纪要,如《学生处关于新生入学事宜会议纪要》;三是正副标题相结合,如《加强教师师德师风建设——在XX部门会议上的发言纪要》。字体要求宋体32号字,加粗。

2.正文

正文表述常以“会议”作为主体,使用“会议认为”、“会议指出”、“会议强调”、“会议要求”、“会议号召”、“会议决定”等惯用语。一级标题字体要求黑体三号字,正文字体仿宋GB2312三号字,阿拉伯数字字体Times New Roman三号,行距要求固定值28磅。

(四)书面整洁

会议纪要的书写应规范、统一,其分页、段落、起行要清清楚楚,一目了然,书写尽可能工整、清晰,不能出现涂写、修改、撕页、插页等痕迹。

三、其他要求

1.各部门应安排专人撰写会议纪要,部门负责人要对会议纪要内容进行严格审核,对会议纪要及其他需要保存的资料务必按要求保管(或归档)备查。人员工作变动时,应及时办理交接手续。

2.需签发的重要会议纪要在部门负责人审核、经分管校领导签字后方可下发。

附件:会议纪要格式

             西安医学高等专科学校办公室

             2019年9月18日

附件

XXXX会议纪要

××××年第×

xxxx部门                                       x年x月x日                                                

××年××月××日上(下)午,×××(职务+姓名)在×××(地点)主持召开××部门××年第××次××会议。现就会议内容及要求纪要如下:

一、会议传达了×××关于×××的精神。(黑体加粗)

会议要求:×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

二、会议听取了×××关于×××汇报。(黑体加粗)

会议决定:×××××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

三、会议讨论了×××××××××××。(黑体加粗)

会议要求:×××××××××××××××××××××××××××××××××××。

四、会议研究了×××××××××事宜(黑体加粗)

会议决定×××××××××××××××××××××××××××××××××××××。

五、会议要求:

     

                   

xx等xx人参加了此次会议。

出席:××× ××× (两个姓名中间空一格)

请假:××× ×  × (两个姓名中间空一格)

列席:××× ×  × (两个姓名中间空一格)

汇报:××× ×  × (两个姓名中间空一格)

会议记录:×××    (两个姓名中间空一格)

xx办公室                                                x年x月x日

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